Onboarding RH automatisé

L'équipe RH d'une PME d'environ 100 personnes doit gérer 3 sociétés à seulement 2 personnes. Pour chaque embauche, elles reprennent un Word pré-rempli pour un cas très précis : convention spécifique, poste commercial ou non, clause de télétravail, variable dans le salaire.

Chaque combo existe dans un document précis, dès lors qu'une modification doit être faite, il faut faire la répercussion sur tous les modèles différents. Ça vaut évidemment pour la proposition d'embauche, le contrat de travail ou encore sur la titularisation, renouvellement ou rupture de période d'essai et tout ça, sur les 3 sociétés du groupe.

Bref, la quantité de travail manuel est titanesque !

J'ai monté une base Airtable avec plusieurs tables + n8n sur un serveur Windows pour faciliter le dépôt de fichier sur leurs systèmes de fichiers Windows existants.

Les automatisations génèrent des documents Word quand les RH remplissent les formulaires sur Airtable. La base de données sauvegarde les configurations, n8n génère le document, l'enregistre sur le dossier et envoie les alertes et invitations. Un modèle variabilisé remplace les anciens cas par cas ultra précis, et c'est le seul à maintenir.

Sur la période d'essai, les dates de prévenance se calculent, et les alertes comme les invitations Outlook partent toutes seules.

Une modification de phrase ne se recopie plus dans chaque modèle. Le document est dans le bon dossier, relu, puis envoyé par la RH.

J'estime le gain à environ 10 heures par mois.